TCO: ¿Cómo se determina el Total Cost of Ownership de tu tienda de comercio electrónico?

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Antes de seleccionar y adquirir una solución de comercio electrónico, primero hay que conocer a fondo los costes de la plataforma, de principio a fin. Aunque pueda parecer una obviedad, una trampa en la que suelen caer las organizaciones es no comprender exactamente todo lo que implica, incluidos los posibles costes ocultos, recurrentes y de oportunidad.

Aquí es donde entra en juego el coste total de propiedad (TCO).

Según la definición de Investopedia, el coste total de propiedad es el precio de compra de un activo más los costes de explotación. Básicamente, el TCO analiza el panorama general para revelar los costes reales de cualquier compra a lo largo de su vida útil, desde las tarifas de implementación hasta los costes de asistencia y mantenimiento.

Más del 80 % de las empresas encuestadas por Forrester afirman que exigen un análisis del coste total de propiedad a tres o cinco años vista antes de adquirir una solución, lo que significa que el coste total de propiedad ha pasado rápidamente a ser un dato imprescindible para las empresas, y cada vez está más claro por qué.

¿Por qué es importante el coste total de propiedad?

El TCO es un aspecto del comercio electrónico que a menudo se pasa por alto y se subestima. Los costes de desarrollo y adquisición suelen ser los más importantes, ya que son esenciales para impulsar y generar ingresos.

Sin embargo, comprender el TCO implica una visión profunda y una planificación operativa para desvelar dónde pueden producirse los costes y cómo pueden afectar a tu negocio, tanto a corto como a largo plazo.

Los beneficios del TCO pueden influirte de varias maneras, como las siguientes:

La evaluación del ROI.

Los cálculos del TCO pueden ayudar a las empresas a evaluar su rentabilidad de la inversión (ROI), así como otro parámetro algo infravalorado, la rentabilidad del tiempo invertido (ROTI).

Todas estas métricas son muy valiosas para las organizaciones, ya que permiten poner de manifiesto la rentabilidad de cualquier inversión o iniciativa.

Una mejor comprensión de los costes ocultos y recurrentes.

Los costes ocultos, recurrentes e indirectos pueden poner palos en las ruedas de un negocio si no se entiende qué son y de dónde proceden. Muchos de ellos no son tan evidentes y, a la larga, pueden dificultar la rentabilidad.

Una de las aportaciones más importantes (por no decir la más importante) del TCO es ponerlos al descubierto, permitiéndote echar un vistazo a tu situación financiera real.

Te ayuda a elegir la plataforma más adecuada.

A la hora de elegir una plataforma de comercio electrónico, es vital saber dónde pueden estar los costes ocultos y cómo pueden afectar a tu negocio. Muchas empresas no tienen inconveniente en mostrarte los costes de adquisición, pero cuando se profundiza en los detalles, puede resultar más complicado obtener una respuesta clara.

Si priorizas el TCO y haces un cálculo a tres, cinco o diez años, tendrás más claro qué preguntas hacer.

Cómo calcular el TCO

Al calcular el TCO, hay dos aspectos principales en los que centrarse: los costes iniciales y los costes recurrentes.

Costes iniciales.

Los costes iniciales, a menudo denominados gastos de capital, se refieren al precio de compra e implementación de cualquier producto o solución. Incluyen gastos como:

Desarrollo

No todas las plataformas requieren un proceso de desarrollo. Este sería el caso de una solución SaaS de código cerrado. Sin embargo, si te decides por una plataforma de código abierto, tendrás que asumir costes adicionales para adquirir e implementar la solución.

El desarrollo suele implicar procesos y gastos como, por ejemplo, el análisis de los costes empresariales, la auditoría, las integraciones de diseño y la vertebración de la arquitectura.

Integraciones

Uno de los mayores obstáculos a la hora de adquirir cualquier software nuevo es determinar cómo integrarlo con tus soluciones actuales y existentes.

Desde los programas de planificación de recursos empresariales (ERP) hasta las soluciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM), la integración será necesaria y puede no tardar en mostrarse difícil y, por supuesto, cara.

Al tratarse de un coste inicial, las integraciones suelen ocurrir cerca de la fase de desarrollo y su precio depende de factores como la complejidad de la integración y la cantidad de integraciones necesarias.

Extensiones y aplicaciones

Todas y cada una de las plataformas de comercio electrónico que examines tendrán sus propias características únicas: algunas pueden ofrecerte exactamente lo que buscas, mientras que otras solo una pequeña parte.

Para añadir funcionalidades, posiblemente deberás utilizar extensiones o aplicaciones. Cada una de ellas tendrá su propio sistema de tarificación y método de pago, por lo que la consolidación puede convertirse en un proceso complicado.

Formación

Lo más probable es que se requiera formación cada vez que cambies de solución. Esta suele ser bastante exhaustiva e implica a usuarios finales de varios departamentos de la empresa. Tener claros los costes de formación será esencial, sobre todo teniendo en cuenta que esta no termina con la implementación.

Tanto en la fase previa como en la posterior al lanzamiento, la formación puede resultar prohibitivamente cara si no se está preparado.

Gastos de configuración inicial

Antes de que puedas utilizar o poner en marcha tu plataforma o sitio de comercio electrónico, hay un último paso: los gastos de configuración. Los gastos de configuración dependen del servicio y la plataforma que hayas contratado, y pueden incluir elementos como los siguientes:

  • Registro de nombres de dominio

  • Plantillas

  • Configuración del servidor

  • Integraciones.

  • Configuración del correo electrónico

Costes recurrentes.

Los costes recurrentes, a menudo denominados costes o gastos operativos, se refieren a las cuotas y cargos periódicos asociados al mantenimiento de una solución de software. Estos costes incluyen:

Licencia de software

En el mundo digital actual, las licencias para soluciones de comercio electrónico suelen ofrecerse en dos formatos: todo en uno o por suscripción. Algunos programas de código abierto se anuncian como gratuitos, aunque a menudo hay cargos ocultos o funciones reservadas exclusivamente para planes de empresa o de negocio.

El software basado en suscripciones es, en cierto modo, una consecuencia desafortunada para las organizaciones, y estas deben estar muy atentas. Los costes de suscripción pueden pasar fácilmente desapercibidos a las empresas, pues, a menudo, se presentan en diferentes formas.

Cargos por transacción

Los costes por transacción son otro gasto que puede pillar por sorpresa a las empresas y que a menudo se incluyen como parte de un acuerdo de licencia. Se generan cada vez que se produce una transacción, lo que significa que una cantidad de los ingresos que produce tu empresa van a parar al distribuidor de la plataforma.

Además, si piensas utilizar pasarelas de pago de terceros, como PayPal, Square o Stripe, es posible que también te cobren una comisión por transacción, con lo que cada vez tendrás un pastel más pequeño.

Costes de comercialización

En el ámbito del comercio electrónico actual, el marketing es esencial para el éxito y el crecimiento a largo plazo, ya se trate de procesos impulsados por SEO, de marketing de contenidos o de amplias campañas por correo electrónico.

El marketing es un proceso interminable y sistemático que abarca desde los eventos y festividades hasta las progresiones de crecimiento. Ser capaz de determinar adecuadamente los costes de marketing tiene un valor incalculable para las empresas de hoy en día.

Mantenimiento

El mantenimiento de una plataforma de comercio electrónico es similar al de un coche. Por muy bien que lo cuides, inevitablemente habrá costes imprevistos, depreciación, actualizaciones de garantía e incluso pérdidas de funcionalidad.

Muchos proveedores de comercio electrónico ofrecen paquetes de mantenimiento, asistencia y actualización con la compra inicial, pero a menudo están sujetos a restricciones y límites temporales. Para garantizar una plataforma próspera y creciente, el mantenimiento es fundamental, por lo que es un coste que deberás tener en cuenta.

Atención al cliente

Del mismo modo, los costes de asistencia son un aspecto cada vez más importante para cualquier plataforma de comercio electrónico. Sin embargo, hay varias opciones de asistencia disponibles, desde servicios de pago hasta asistencia por chat 24 horas al día, los siete días de la semana.

Cuando te decidas por una plataforma de comercio electrónico, examina bien la información relativa al servicio de asistencia y si supone un coste añadido a las cuotas de suscripción.

Costes imprevistos

Como en cualquier otra compra, debes ser consciente de que es probable que al final te encuentres con costes y gastos que no esperabas, ya sean por las consultas, por la formalización de contratos o incluso por la adquisición de determinadas soluciones.

El 43 % de las soluciones de comercio electrónico tienen un coste real de propiedad superior al previsto por los modelos de TCO, por lo que es imprescindible que añadas un margen de maniobra al plan presupuestario por si surgen imprevistos.

Conclusiones finales

El coste total de propiedad no es lo único que importa a las organizaciones, por lo que se deben tener en cuenta otros factores que ayuden a orientar la toma de decisión de compra.

El objetivo de cualquier proyecto de TCO debe ser ayudar a esclarecer los costes a corto y largo plazo, que a menudo se pasan por alto, y permitirte identificar en qué aspectos se pueden efectuar cambios y cuáles son las vías que hay que evitar.

En última instancia, al disponer de una visión global del TCO de una solución de comercio electrónico, las empresas pueden determinar mejor qué es lo que pueden esperar en el futuro y planificar mejor el ciclo de vida de una solución.

Preguntas frecuentes sobre el coste total de propiedad

¿Cuál es la mejor manera de determinar el coste total de propiedad?

A la hora de determinar el coste total de propiedad, es fundamental revisar, comprender y hacer un seguimiento tanto de los costes iniciales como de los costes recurrentes, por no hablar de los costes ocultos.

Como ya hemos mencionado, las tasas y costes que tendrás que pagar son muy variados y puedes llevarte alguna sorpresa si no estás atento.

¿Cuál es la diferencia en lo que al TCO se refiere entre el software en local y el basado en la nube?

La principal diferencia entre estos dos tipos de software es la ubicación de la propia solución. Mientras que las soluciones en local requieren que las empresas compren, implementen y mantengan la infraestructura para que la solución funcione, las soluciones basadas en la nube operan desde una ubicación remota y suele ser el vendedor o proveedor de la plataforma quien se encarga del mantenimiento.

Teniendo esto en cuenta, es evidente que las diferencias en el TCO de ambas son considerables. Desde los costes iniciales para desarrollar la infraestructura de la solución hasta los costes de diseño, implementación y mantenimiento, el TCO de las soluciones en local puede llegar a ser sustancialmente más caro.

¿Qué elementos no deben tenerse en cuenta al calcular el coste total de propiedad?

Aunque utilizar el TCO a la hora de adquirir una solución de software puede ayudarte a descubrir costes ocultos, no debe ser nunca la única variable que utilices.

Si el TCO es el único motor de las decisiones de compra o de priorización de proyectos, acabarás decantándote inevitablemente por la opción más barata, que con frecuencia no es exactamente la más adecuada.

A la hora de tomar una decisión sobre una solución de software o sobre un proyecto, no permitas que el TCO te disuada de elegir un producto que podría ayudarte a largo plazo de alguna manera que no siempre aparece en el presupuesto.

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